Универсальная предзапись доступна в модулях Менеджер и Рецепция.
На теннисных площадках обычно настраивают журнал Аренда (бронь корта по времени) и Свободная запись (занятия с тренером). Пошаговая инструкция: Предварительная запись на теннисных площадках. Как добавить чек к брони без повторной записи: Оплата аренды корта по предзаписи.
¶ Виды отображения предзаписи
Предзапись отображается в двух видах - сетка(новый стиль) и таблица(старый стиль).
В режиме таблицы отображаются только созданные предзаписи, в режиме сетки также видно все свободное время.
При отображении в режиме таблицы и сетки окно записи отображается по разному, но поля в них одинаковые. В окне записи в режиме сетки отображаются дополнительные поля Состояние записи, количество человек, комментарий.
¶ Свободная запись
Окно Свободная запись:
С помощью свободной записи можно записать:
- анкеты Клиент - на услуги или купленные блоки,
- анкеты Контакт — только на услуги.
¶ Запись СПА
Запись СПА - это специализированная свободная запись, которая отображается в модуле СПА.
¶ Запись на групповые программы
Окно Запись на групповые программы:
Также запись осуществляется из модуля Фитнес.
¶ Запись на гостевой визит
Запись на гостевой визит - это специализированная свободная запись, которая создается из события в анкете с типом Контакт (запись отображается в старой стилистике предзаписи).
При создании события поставьте опцию Записать на гостевой визит.
Далее откроется окно записи.
Окно Услуги используется для выбора услуги из прайса, если Вводная тренировка или Гостевой визит платные, но это необязательное поле.
Выбор «Из блоков» применим только для анкет клиентов, поэтому он недоступен.
Вы можете выбрать дату, время, продолжительность, исполнителя и помещение.
Созданная предзапись отображается в отчете Гостевые визиты по записи.
В модуле Рецепция по данной предзаписи возможно ввести потенциального клиента в клуб как гостя, дополнительно анкет создавать не потребуется, тип анкеты у контакта не изменится. Предзапись перейдет в статус "Пройдено".
¶ Запись на вводную тренировку
Запись на вводную тренировку - это специализированная свободная запись, которая создается из события в анкете с типом Контакт (запись отображается в старой стилистике предзаписи).
При создании события поставьте опцию Записать на вводную тренировку.
Далее откроется окно записи, запись аналогична предзаписи на гостевой.
С записью на вводные тренировки связано несколько отчетов: Вводные тренировки (по исполнителям)), Вводные тренировки (по менеджерам)), Вводные тренировки и продажи.
¶ Фиксация прихода по записи
¶ Отметка о прохождении в режиме Сетка
При регистрации прихода клиента по предзаписи в зависимости от типа предзаписи есть возможность списания из блока, создания и оплаты чека, регистрации посещения групповой программы.
¶ Регистрация прихода в режиме Таблица
Чтобы предзапись перешла в статус «Пройдено» нужно Зарегистрировать приход. При регистрации можно списать блок или выбрать пройденную групповую программу.
Также запись переходит в статус «Пройдено» при вводе гостя по данной пред.записи.
¶ Настройки
Если в позиции прайса установлена длительность сеанса, то продолжительность в записи будет автоматически заполняться.
Чтобы позиция прайса была доступна для записи, установите на группе прайса параметр "Проводится предварительная запись".
Если в Администраторе-Параметры-СПА установить опцию Преобразовывать длительность сеанса в количество, то при оплате чека из окна предзаписи количество заполнится исходя из продолжительности. Это требуется для случаев, когда позиция прайса указана за 1ч, а предзапись создается на несколько часов.
¶ Журналы предварительной записи
Журналы являются системными и используется для разделения и фильтрации различных видов предзаписи - Свободная, СПА, Групповые программы, Мероприятия, Аренда.
Чтобы контролировать время работы исполнителя при создании предзаписи для любого журнала можно указать график работы (или несколько графиков).
Если график не указан - возможно создание предзаписи на любого исполнителя на любое время.
Запреты по возможности предварительной записи за N часов до групповой программы и за N дней перед групповой программой.
1) Разрешать предзапись не более чем на n дней вперед (Если 0, то запрет выключен);
2) Запретить предзапись если до начала осталось n минут (Если 0, то запрет выключен).
¶ Максимальное количество предзаписей на одного клиента
Если выбрана опция "По дате создания предзаписи" то лимит будет работать количеству записей на день (на один день определенное количество записи).
Если выбрана опция "По дате занятия" то лимит будет работать по дням (сколько угодно записей в день, но только на n дней за переиод).
При включенной опции "Не учитывать прошедшие занятия" если за период лимита занятие пройдет, то можно будет записаться снова.
Опции из справочника глобальны и применяются ко всем записям в журнале.
¶ Ограничение в шаблоне контракта
В Менеджер → Настройки → Шаблоны на вкладке Предзапись можно задать отдельный лимит «Максимальное количество предзаписей за период (на 1 клиента)» для всех контрактов выбранного шаблона. Настройка аналогична журналу предзаписи и групповой программе: выбирается период, количество записей, учёт по дате занятия или по дате создания предзаписи, при необходимости — «Не учитывать прошедшие занятия» и «Снимать ограничение перед занятием».
Так можно, например, разрешить клиенту с разовым контрактом только одну запись в день, при общем лимите журнала «Групповые программы» — две записи в день.
При создании записи на групповое занятие ClubIS проверяет лимиты из журнала, из групповой программы и из шаблона контракта, по которому выполняется запись. Сработает наиболее строгое ограничение.
Подробнее: Настройки шаблона контракта: предзапись.
В настройки групповых программ (модуль Фитнес) добавлена опция "Запрещать предзапись ранее чем за n дней перед ГП (0 значит нет ограничения)" которая является аналогом 1 опции из "Журналы предварительной записи".
¶ Графики работы
Чтобы создать предзапись на определенного исполнителя по его графику, у этого исполнителя должен быть заполнен график работы в модуле Кадры, а также на графике работы, в который входит исполнитель, должна стоять опция "Использовать для предварительной записи".
¶ Зоны исполнения (Помещения)
Справочник Зоны исполнения (ранее - Помещения) позволяется разграничить и контролировать занятость мест проведения услуг, создаваемых с помощью предзаписи.
Поля Этаж и Площадь - необязательные, эти справочные элементы нигде не используются.
Для каждого помещения обязательно указывается:
- какому журналу предзаписи он принадлежит - остальные типы предзаписи в данное помещение сделать будет невозможно.
- график работы помещения. Если график не указывается, тогда нужно указать общий график работы клуба, сейчас он расположен в СПА-Настройки-График работы СПА (будет перенесено в справочник Клубы).
Также для помещений можно указать определенных исполнителей. Это необязательно, если не указано - для выбора будут доступны все исполнители (НО! если для журнала действует график работы, тогда он будет контролироваться).
¶ Запреты предзаписи
Поле Вместимость в Зоне исполнения влияет на количество человек, которое можно одновременно записать в данное помещение. При указании 0 - вместимость помещения не контролируется.
Если в Зоне исполнения можно проводить одновременно групповую программу и другие услуги, то снимите опцию "Запрещать запись если проводится ГП". Например, если помещение - Бассейн.
Вместимость можно контролировать с помощью настроек групповой программы. Вместимость групповой программы имеет приоритет перед вместимостью помещения.
Также запись на одно время может быть запрещена опцией Администратор Параметры-Предварительная запись-Запрещать запись нескольких человек на одно время к одному исполнителю.
Запись одного клиента на пересекающиеся по времени занятия настраивается параметром Разрешить запись на пересекающиеся занятия в Администратор → Параметры → Предварительная запись (по умолчанию — Предупреждать; варианты: Разрешить, Предупреждать, Запретить).
Запрещать запись на групповые если не куплен блок - контролируется только в режиме Таблицы.
Запрещать запись для ЧК старше, указывается возраст.
¶ Обязательные поля
Обязательное указание исполнителя, позиции прайса и помещения регулируется соответствующими опциями в разделе Администратор → Параметры-Предварительная запись. 
¶ Автосписание блоков
Автосписание блоков, связанных с групповой программой (связь через указание категории блока - групповые занятия) настраивается либо при ручной регистрации посещения - опция Автоматически списывать блоки при регистрации посещений на групповые программы, либо автоматически по созданной предзаписи при открытии смены - опция Автоматически списывать блоки по предварительной записи на групповые программы.
¶ Отчеты
В отчете Предварительная запись отображаются все виды записей: на гостевой визит, на вводную тренировку и свободная запись.
С записью клиентов связано несколько отчетов: Контракты-Открытие и запись, Блоки-предварительная запись.
¶ Рассылки по предзаписи
По предварительной записи и отказе от нее (в режиме Таблица) есть возможность создать рассылку клиенту/контакту и исполнителю.