Справочник Статусы предварительной записи общий для всех журналов предзаписи в ClubIS — персональные услуги и тренировки, СПА, групповые программы, аренда и другие. Настраивается в модулях Администратор, Менеджер и СПА:
- Администратор → Справочники → Статусы предварительной записи
- Менеджер → Настройки → Справочники → Статусы предварительной записи
- СПА → Настройки → Статусы предварительной записи
Статусы задают цвет и подпись записи в любом журнале предзаписи. Для каждого статуса указываются название, цвет и служебные признаки — по ним ClubIS определяет, какой статус подставить записи при автоматическом пересчёте.
¶ Как ClubIS определяет состояние записи
Для подбора статуса ClubIS оценивает запись по двум признакам:
| Признак | Варианты | Что ищется в справочнике статусов |
|---|---|---|
| Оплата | нет оплаты; выставлен неоплаченный чек; услуга оплачена | Продано, Оплачено |
| Подтверждение и посещение | ожидает подтверждения; подтверждена; услуга оказана | Подтверждено, Выполнена |
По сочетанию признаков выбирается первая подходящая активная строка справочника (с учётом поля Порядок). Названия статусов на разных площадках могут отличаться — ориентируйтесь на отмеченные признаки в карточке статуса, а не только на текст в журнале.
¶ Когда услуга считается оплаченной
Статус с признаком «Оплачено» подставляется, если выполнено хотя бы одно из условий:
- по записи есть списание из блока (вручную, при регистрации посещения, на ресепшене, в киоске «Тренер» или автосписанием);
- по записи оплачен чек;
- клиент записан на групповую программу без отдельной оплаты (в настройках программы не включено «Платно», занятие входит в членство) и у записи указан активный договор — услуга считается оплаченной в составе контракта, даже без отдельного списания блока и без чека.
В последнем случае после подтверждения записи обычно выбирается статус вроде «Подтверждено с оплатой», а не «Подтверждено без продажи и оплаты». То же учитывается в отчёте «Предварительная запись».
Не путать: наличие у клиента подходящего блока без списания по этой записи для обычных (не групповых) услуг не означает «Выполнено» и само по себе не переводит запись в оплаченный статус — см. следующий раздел.
¶ Цвет записи в журнале
Конкретные цвета задаются в справочнике статусов на вашей площадке. Обычно используют такую логику:
| Ситуация | Типичный цвет | Пример названия статуса |
|---|---|---|
| Новая запись, услуга ещё не оплачена | зелёный | «Новая» |
| Запись подтверждена, оплата есть (блок или чек), услуга ещё не оказана | жёлтый | «Подтверждено» / «Подтверждено с оплатой» |
| Услуга списана из блока или зарегистрировано посещение | синий | «Выполнено» |
Цвет меняется, когда ClubIS пересчитывает статус записи (см. ниже). Если подходящего статуса в справочнике нет, подсветка может пропасть — это нормально, например после списания на киоске «Тренер», когда в справочнике не настроен завершённый статус.
¶ Наличие блока услуги и статус «Выполнено»
Наличие у клиента подходящего блока услуги не означает, что запись выполнена. Пока услуга не списана из блока (или не зарегистрировано посещение), запись остаётся в статусе «подтверждена» или «оплачена», но не переходит в «Выполнено».
Статус «Выполнено» (как правило, синий цвет) выставляется только после:
- списания из блока по этой записи;
- регистрации посещения по записи;
- других операций, которые фиксируют оказание услуги.
Если записи в журнале подсвечиваются синим («Выполнено») до списания, проверьте признаки статусов в справочнике (раздел «Настройка статусов») и выполните пересчёт.
¶ Когда статус меняется автоматически
ClubIS сам пересчитывает статус предзаписи при изменении её состояния, в том числе:
- при создании или оплате чека по записи;
- при списании из блока (вручную при регистрации прихода, на ресепшене, в киоске «Тренер» или автоматически);
- при распределении блока по предзаписям действием триггера Распределить блок по предварительным записям — после списания статус обновляется сразу;
- при подтверждении записи, регистрации посещения, отмене или других операциях, влияющих на оплату и посещение.
При пересчёте ClubIS подбирает статус по признакам оплаты (нет оплаты / неоплаченный чек / оплачено) и посещения (не подтверждена / подтверждена / выполнена). Если точного совпадения нет, используется ближайший подходящий статус по тем же признакам.
¶ Киоск «Тренер»
На киоске в режиме «Тренер» после списания услуги из блока статус записи пересчитывается автоматически. Если в справочнике нет активного статуса с признаком «Выполнена», цвет записи в журнале может исчезнуть — это ожидаемое поведение. Чтобы после списания оставался нужный цвет, добавьте или проверьте статус «Выполнено» с отмеченными «Выполнена» и «Оплачено».
¶ Настройка статусов
При добавлении или изменении статуса задайте цвет и отметьте признаки, соответствующие смыслу статуса в вашем клубе:
| Признак в карточке статуса | Смысл |
|---|---|
| Продано | по записи есть продажа (например, выставлен чек) |
| Оплачено | услуга оплачена (списание из блока, оплаченный чек или бесплатная ГП в составе членства) |
| Подтверждено | запись подтверждена клиентом или сотрудником |
| Выполнена | услуга оказана (списание, посещение) |
Рекомендуемые сочетания (названия могут отличаться):
- «Новая» — без признаков или только «Продано», без «Оплачено», «Подтверждено» и «Выполнена».
- «Подтверждено» (жёлтый) — «Подтверждено» и при необходимости «Оплачено»; без «Выполнена».
- «Подтверждено с оплатой» — «Подтверждено» и «Оплачено»; без «Выполнена» (типично для подтверждённых записей на бесплатные ГП и оплаченных, но ещё не оказанных услуг).
- «Подтверждено без продажи и оплаты» — «Подтверждено», без «Продано» и без «Оплачено» (запись подтверждена, но оплата ещё не зафиксирована).
- «Выполнено» (синий) — «Выполнена» и «Оплачено».
Частая ошибка: у статуса «Подтверждено» отмечена «Выполнена» — тогда записи могут подсвечиваться как выполненные раньше времени. У статуса «Новая» не должно быть «Оплачено», если по нему ещё нет оплаты.
Набор статусов должен покрывать комбинации оплаты и посещения, которые используются на площадке.
¶ Если цвет или статус не совпадают с фактом
- Откройте карточку текущего статуса записи и сверьте признаки с фактом (есть ли списание, подтверждение, чек).
- Проверьте, что в справочнике есть статус для нужной комбинации признаков (см. таблицу выше).
- Выполните пересчёт: Администратор → Обслуживание → Обновление статусов предзаписи — укажите период, за который нужно обновить записи.
Если запись по-прежнему подсвечивается как неоплаченная, хотя списание из блока уже есть, проверьте наличие статуса с «Оплачено» (без «Выполнена», если услуга ещё не оказана).
Для бесплатных групповых программ (в программе не отмечено «Платно»): при активном договоре запись должна получать статус с «Оплачено» после подтверждения. Если отображается «без продажи и оплаты» — выполните пересчёт за нужный период после обновления ClubIS.