¶ План
Для предварительного составления расписания используется вкладка План.
Нажмите Добавить, выберите период, на который планируется данное расписание, клуб и название.
Откроется окно расписания.
Выберите день недели, нажмите добавить.
Если используется разделение расписаний с помощью справочника (например, на детское и взрослое) , то выберите нужное расписание.
Вместимость влияет на максимальное количество человек по предзаписи.
Если в окне составления расписания нажать опцию выбора расписания, то при добавлении выбранное расписание будет подставляться автоматически.
¶ Факт
Для возможности предзаписи и отображения расписания через медиа нужно нажать кнопку Применить к факту.
Если отжать опцию выбора расписания, то к факту применяются все расписания.
В открывшемся окне выберите дату, после которой расписание заполнится в факте, нажмите ОК. На выбранную дату расписание не применяется, например если нужно заполнить расписание с 01.01.2019, то выбрать нужно "заполнить после 31.12.2018".
После создания факта - расписание отображается на соответствующей вкладке Факт.
Если на данный период уже есть фактическое расписание, созданное из этого плана, то есть данный план уже применяли к факту ранее, то факт скорректируется, если в план вносились изменения. Если добавили новые ГП, они создадутся. Если изменили текущие ГП: время, тренера, зал или саму ГП - то связанная ГП в факте изменится.
Если в плане нажать удалить ГП, то задается вопрос, уверены ли вы в удалении, будьте внимательны, при утвердительном ответе следующее действие необратимо.
Если ответить утвердительно - задается вопрос удалить ли из факта события, связанные с данной ГП. Если ответить да - удаляются события за весь период плана, вместе с предварительной записью на них. Если ответить нет - в факте остается данная ГП без привязки к плану, все остальные действия с планом на нее не влияют, если требуется ее редактировать или удалить - это делается в факте.
Если ГП нужно удалить и ее больше не будет по расписанию, либо не будет однократно - то это рекомендуется делать только в факте с помощью функции Отмена, чтобы сохранить предварительную запись за предыдущие периоды и чтобы клиенты успевшие записаться на неактуальную ГП увидели ее отмену. Если предварительных записей нет, можно удалить ее в факте.
При правке групповой программы в факте доступно изменение полей, замена тренера, установка обезличенного рейтинга в виде количества посетивших данную программу. Если требуется подробная фиксация посетивших, то используется функционал Посещения ГП.
При замене тренера выберите нужный день в календаре, программу, нажмите Править, установите опцию Замена и выберите из выпадающего меню замещающего тренера, нажмите Сохранить.
Когда срок плана заканчивается - создается либо копируется новый план на новый срок, редактируются программы, применяется к факту на новый срок.
При копировании плана обязательно устанавливайте его на другой срок, нельзя копировать план на тот же срок или часть срока, на который он уже существует и применен к факту. Иначе при применении к факту возникнут дубликаты одних и тех же ГП, созданных из разных планов.
В факте можно увидеть с каким планом связана каждая из ГП: если вы видите одну и ту же ГП, значит была допущена ошибка и планы на один и тот же срок скопированы.
¶ Предзапись
Чтобы добавить предзапись перейдите на соответствующею вкладку.
Выберите групповое занятие двойным щелчком мыши.
Нажмите Добавить и выберите клиента через поиск.
Если клиент отменяет предзапись, выберите клиента и нажмите Удалить. Отмененная предзапись будет зачеркнута.
Вы можете записать количество клиентов в соответствии с параметром Вместимость. 0 = без ограничений.
Также предзапись на групповые программы доступна из модуля Рецепция.
¶ Посещения ГП
Фиксация посещений групповых программ доступна также из модуля Менеджер, Рецепция, Тренер.
Возможна автоматическая фиксация, настройки устанавливаются для каждой групповой программы отдельно.
¶ Необходимые настройки
Кнопка Настройки на тулбаре.
¶ Тренеры
Чтобы существующий в базе пользователь отображался в разделе Тренеры, установите опцию «Проводит групповые программы» в профиле пользователя в модуле Администратор → раздел Сотрудники. Внимание! Снятие галки с "активно" переносит данного пользователя в архив, доступ в программу будет невозможен.
¶ Направления и программы
Кнопки для работы с направлениями находятся справа от названия.
Чтобы изменить название направления групповых программ нажмите кнопку Карандаш, откроется окно свойств направления.
Выберите цвет, которым будут подсвечены все программы данного направления во вкладках Факт и Предварительная Запись, а также при выводе расписания на экраны через модуль Медиаконфигуратор.
Опция Не учитывать в рейтинге для KPI относится к расчету показателей эффективности по KPI. Если KPI не используется, оставить без изменения.
Чтобы добавить новое направление нажмите Плюс.
Чтобы добавить программу, выберите из выпадающего меню нужное направление и нажмите добавить.
Далее введите название программы, продолжительность, описание, ограничение по возрасту (если есть).
Тип программы используется как дополнительное информационное поле.
Опция "Запрещать предзапись ранее чем за n дней перед ГП (0 значит нет ограничения)" запрещает предварительную запись на будущее на указанное количество дней. При установке 1 - будет доступна запись только на текущий и следующий день. При установке 2 - на текущий и 2 следующих дня и тд. Также существуют глобальные опции по запрету предзаписи.
¶ Платные групповые программы
Если посещение программы платное, то установите опцию Платно, станет активной вкладка Прайс.
В данной вкладке добавьте позицию прайса, относящуюся к данной программе. Отображаются только позиции прайса вида "блок" с категорией Групповое занятие. Прайс настраивается в модуле Менеджер.
При списании блока платной групповой программы потребуется выбрать дату и указать событие по расписанию из факта иначе будет выдаваться ошибка.
На вкладке Дополнительно находятся настройки по автосписанию услуг из блока, связанного с данной групповой программой.
Опция Списывать услуги из блока при предзаписи актуальна только для модуля Киоск. Указывается количество услуг, списываемых при записи на ГП. Например для групповых программ, которые длятся 2ч снимается 2 списания из блока, т.к. длительность 1 сеанса - 60мин.
Опция автоматически отмечать посещение при вводе в клуб работает при фиксации посещения по заданным параметрам - при наличии предзаписи, при посещении выбранной зоны, при наличии предзаписи и посещении зоны. Смещение - указывает за сколько минут до начала групповой программы начинается автоматическая регистрация.
¶ Залы
Добавьте места проведения групповых занятий.
Выберите клуб и название зала.
Более детальное редактирование залов доступно из модуля Администратор, справочник Зоны исполнения.
¶ Расписания
Данный справочник используется если требуется разделить расписания, например на взрослое и детское.
¶ Запреты по предзаписи
Запреты по возможности предварительной записи за N часов до групповой программы и за N дней перед групповой программой настраиваются глобально в модуле Администратор → Параметры → Справочники.
В справочник "Журналы предварительной записи" добавлены 2 опции.
1) Разрешать предзапись не более чем на n дней вперед (Если 0, то запрет выключен);
2) Запретить предзапись если до начала осталось n минут (Если 0, то запрет выключен).
Опции из справочника глобальны и применяются ко всем записям в журнале.