Модуль Кадры предназначен для учёта сотрудников клуба, их графиков и табеля, кадровых документов, а также планирования и расчёта KPI и начислений по заработной плате.
Доступ к отдельным вкладкам и действиям настраивается правами пользователя в Администратор → Сотрудники.
Для запуска дважды щёлкните по иконке ClubIS. В открывшемся окне выберите кнопку Кадры. Для добавления приложения в избранное щёлкните правой кнопкой мыши.
Авторизацию можно выполнить двумя способами: ввести имя пользователя и пароль или по электронной карте (ключу).
После входа загрузится главное окно модуля Кадры.
Типичный порядок подготовки модуля:
В главном окне доступны вкладки:
На панели инструментов справа расположена кнопка Заявки — заявки на расход (доступна при наличии соответствующего права). Инструкция по созданию и утверждению — в статье Бюджетирование.
Справочники и параметры модуля открываются кнопкой Настройки на панели инструментов.
На вкладке Сотрудники отображается список активных сотрудников. Переключатель вверху позволяет просматривать неактивных (уволенных) сотрудников; для них кнопка Удалить меняется на Восстановить.
В списке колонки: Сотрудник, Подразделение, Тарифный разряд.
Фильтр (группа Фильтр):
Доступные действия:
В окне правки сотрудника три вкладки:
Основное — ФИО (краткое имя), подразделение и тарифный разряд. ФИО обязательно.
Исполнитель — привязка сотрудника к группам исполнителей. Связь нужна, чтобы сотрудник участвовал в графиках работы, табеле, предварительной записи и расчёте KPI как исполнитель услуг. Просмотр, добавление и удаление связей регулируются отдельными правами «Группы исполнителей (просмотр / добавить / удалить)».
Описание — произвольные заметки по сотруднику.
Учётная запись для входа в ClubIS, пароль, права доступа и привязка к анкете клиента настраиваются в Администратор → Сотрудники. В модуле Кадры ведётся кадровая информация: подразделение, тарифный разряд, графики, табель и KPI.
На вкладке Графики работы задаётся плановое рабочее время исполнителей по дням.
Перед заполнением создайте справочник графиков и добавьте в них сотрудников через справочник «Исполнители» (в Кадры → Настройки → Справочники → Исполнители или в других модулях, где доступен этот справочник).
На вкладке доступно:
Подробная инструкция по созданию и редактированию графика на месяц — в статье Создание графиков работы.
На вкладке Табель работы фиксируется фактическая явка и отработанное время.
Редактирование прошлых дат может быть ограничено правами пользователя.
В диалоге укажите:
Перед заполнением табель за выбранный период очищается. После сохранения отгулов табель за период пересобирается из графика с их учётом. Дни из справочника Праздники попадают в табель как Выходной без рабочего времени.
Заполняет табель по фактическим посещениям клуба за период (опционально — для одного сотрудника). Табель за период также очищается перед переносом.
Чтобы сотрудники сами отмечали приход и уход картой (и табель заполнялся из этих посещений), см. сценарий Отметка прихода и ухода тренеров картой.
В окне Отгулы ведётся список периодов отсутствия: С, По, Вид, Комментарий. В правке отгула выбирается период, вид явки (из особых видов) и комментарий.
На вкладке Документы ведётся журнал кадровых документов: дата, сумма, сотрудник, вид документа и комментарий.
В окне Правка документа указываются:
Виды кадровых документов настраиваются в Настройки → Справочники → Виды кадровых документов.
Документы используются при расчёте начислений и формировании отчётов по зарплате.
На вкладке План KPI создаются и редактируются планы на период. В списке: Название, период (С / По), дата и автор создания.
Действия: Добавить, Править, Удалить. При удалении плана, по которому уже есть факт, программа спросит, удалить ли связанные данные из факта.
В окне Свойства плана укажите:
После создания открывается окно Правка плана. Слева выбирается сотрудник; сверху — фильтр по Подразделению или Графику работы (состав фильтра зависит от того, как на площадке настроен KPI).
В зависимости от настроек клуба набор вкладок может отличаться. Обычно доступны:
Кнопка Копировать открывает Копирование плана: можно перенести настройки с одного сотрудника на других (с фильтром по подразделению и тарифному разряду).
Для вида начисления задаются план и стоимость в зависимости от выполнения (до плана / при выполнении / при перевыполнении). Типы оплаты: процент от стоимости услуг, фиксированная сумма, процент без учёта скидки.
Если на площадке включены градации оплаты, условия задаются таблицей: выполнение (в процентах от плана или в абсолютном выражении) и соответствующая оплата. Подробнее о правилах видов начислений — Виды начислений.
Пошаговые примеры настройки начислений в плане — в статье Создание плана KPI.
На вкладке Факт KPI создаётся факт по выбранному плану. В списке: связанный план, период, дата создания, автор, дата последнего обновления.
Добавить — выбрать план без факта; программа автоматически заполняет начисления и пересчитывает показатели, затем открывает Правку факта.
Слева — список сотрудников, сверху — фильтр по подразделению или графику работы.
Кнопка Пересчитать обновляет показатели:
Вкладки факта обычно включают показатели (плановые и фактические) и Начисления. В начислениях отображаются дата, вид начисления, количество, стоимость, начисленная сумма и выполнение плана; внизу — Итого.
Внизу окна доступна краткая статистика тренера (Персональный / Отдел): план, выполнено, осталось, выполнено в процентах.
Значения показателей можно править вручную. Чтобы ручная правка не сбрасывалась при следующем пересчёте, включите в карточке показателя опцию «Не пересчитывать в дальнейшем». После изменения зависимого показателя снова нажмите Пересчитать.
Если состав плана изменили после создания факта, зайдите в факт и выполните пересчёт.
При соответствующей настройке KPI на вкладке факта доступна кнопка Итоги. В окне выберите подразделение и шаблон отчёта, затем сохраните или экспортируйте результат. Шаблоны настраиваются в справочнике Отчёты KPI (см. Отчёты KPI).
Подробности по работе с фактом — Создание факта KPI.
Параметры сдельной оплаты и автопересчёта факта при открытии смены задаются в Администратор → Параметры → KPI (в том числе опция «Пересчитывать факт KPI в начале смены»).
Кнопка Настройки открывает окно с вкладками Справочники, Тарифные ставки и KPI.
В выпадающем списке Справочник доступны:
| Справочник | Назначение |
|---|---|
| Графики | Шаблоны рабочих графиков (название, порядок, активно, использование для предварительной записи) |
| Исполнители | Привязка сотрудников и групп к графикам |
| Подразделения | Структурные подразделения клуба |
| Тарифные разряды | Разряды для тарификации труда |
| Отчёты KPI | Шаблоны сводных таблиц «Итоги» по факту KPI; пункт есть в списке только при расширенном режиме KPI площадки |
| Виды начислений | Правила расчёта зарплаты и премий |
| Праздники | Нерабочие дни; учитываются при автозаполнении табеля |
| Виды кадровых документов | Типы записей на вкладке Документы |
| Группы видов начислений по плану | Группировка начислений в плане KPI |
Состав списка зависит от прав и настроек площадки: например, Отчёты KPI видны только в расширенном режиме KPI.
Вкладка доступна при типе KPI «по тарифным ставкам» и соответствующем праве. Здесь задаются ставки по подразделениям и тарифным разрядам: привязка к услугам прайса / групповым программам, процент или фиксированная сумма, вознаграждение за рекомендацию, ограничения по длительности и количеству услуг, период действия.
Подробнее — Тарифные ставки.
На вкладке KPI задаются значения по умолчанию для ежемесячных планов: слева выбирается подразделение или график работы, справа редактируются показатели, переменные и коэффициенты. Эти значения подставляются при создании новых планов и ускоряют ежемесячную подготовку.
Отчёты по кадрам и начислениям формируются в модуле Отчёты. Перечень отчётов раздела — в статье Отчёты раздела Кадры.
При расширенном режиме KPI шаблоны «Итоги» настраиваются в справочнике Отчёты KPI.