¶ Как создать контракт
Все контракты отображаются во вкладке Договора.
Также контракты, созданные по шаблону с видом СПА, вынесены дополнительно во вкладку СПА. Создать контракт можно несколькими вариантами:
- С помощью кнопки Мастер на тулбаре
- Для контакта и гостя можно создать договор из анкеты с помощью пункта меню Преобразовать анкету и создать контракт клиента.
- Для клиента или БЧК — с помощью кнопки Продлить в карточке клиента на вкладке контракта.
Откроется окно Мастера создания контракта.
¶ Оплата и возврат оплаты контракта
Оплаты контракта отображаются в разделе Оплата.
Если клиент ранее оплатил услугу чеком на этом же договоре, сумму можно зачесть в оплату контракта.
Чтобы создать оплату, нажмите Создать, выберите вид платежа Поступление, введите сумму, выберите тип платежа (при оплате банковской картой выбирается тип платежа "кредитная карта") и юридическое лицо (если их несколько).
Тип платежа (ФР) используется при разделении фискальных оплат по секциям ККМ.
Касса используется для разделения по местам приема оплаты (например, если в клубе кроме рецепции несколько баров, принимающих оплату), используется в Сводном отчете по оплате.
Поле Банковская выписка используется для привязки к оплате на расчетный счет с типом "безналичные", не путать с оплатой банковской картой.
Поле RRN (уникальный номер операции) используется при оплате по карте, RRN подставляется автоматически в случае если подключен POS-терминал Arcus.
Чтобы создать возврат оплаты контракта, нажмите Создать, выберите вид платежа "Возврат", введите сумму, выберите тип платежа (при оплате банковской картой выбирается тип платежа "кредитная карта") и юридическое лицо (если их несколько).
Внимание! При возврате не нужно заходить в созданное ранее поступление и менять тип платежа с Поступление на Возврат (будет выдаваться ошибка "Данный возврат приведет к отрицательному балансу по оплате". Нужно именно СОЗДАТЬ новый документ с типом Возврат.
Если подключен ККМ, то оплаты могут регистрироваться по ФР автоматически с соответствии с настройками в модуле Администратор → Параметры ФР.
Если ККМ не подключен, то чтобы провести операцию по ККМ, на компьютере с подключенным ККМ нужно зайти в модуль Рецепция → Кассовые документы и пробить оплату.
¶ Как создать контракт в рассрочку
Рассрочку можно настроить на этапе создания контакта в Мастере или создать шаблон с предустановленной рассрочкой, тогда при создании контракта по такому шаблону, рассрочка будет заполнена автоматически. Также существует возможность перевести рассрочку на автоплатеж.
¶ Как продлить контракт
Продлить контракт можно двумя способами:
- с помощью кнопки Продлить на вкладке Контракт в карточке клиента. Откройте требуемый контракт и нажмите кнопку Продлить, далее все шаги аналогичны созданию нового контракта через Мастер, отметка о продлении установится автоматически.
Если требуется, чтобы отметка о продлении не ставилась и контракт считался не продленным, а новым (например, если не считаются продлением контракты, которые оформлены спустя 30 дней после окончания предыдущего), то можно ограничить в Администраторе срок продления. По истечении установленного срока с помощью кнопки "продлить" будет создаваться новый контракт без отметки.
- через Мастер выберите Существующий и имеющуюся в базе анкету.
После создания откройте контракт, и, если требуется, на вкладке Отметки в пункте «Продлен с» выберите предыдущий контракт.
¶ Как заморозить контракт
Если в шаблоне нужного контракта указано число дней заморозки, то они отображаются в контракте во вкладке Заморозка.
Также количество можно изменить вручную, нажав на кнопку Карандаш или продать позицию прайса соответствующего вида.
Чтобы заморозить контракт, нажмите кнопку Добавить в данной вкладке. Выберите интервал, либо количество дней, нажмите кнопку Заморозить.
Чтобы разморозить контракт раньше срока, нажмите кнопку Добавить еще раз. В открывшемся окне будут доступны кнопки Разморозить и Отменить.
Также разморозку можно делать из модуля Рецепция.
Также если Клиент приходит раньше окончания срока действия заморозки, то Контракт размораживается досрочно и датой окончания заморозки будет дата прихода Клиента.
В модуле Администратор устанавливается минимальное количество дней заморозки и дополнительные опции.
¶ Изменение шаблона контракта
Изменение шаблона контракта и доплата при этой операции производится по установленной в Администраторе формуле расчета.
Чтобы изменить контракт нажмите кнопку Изменить.
Откроется окно параметров изменения.
Выберите новый шаблон, дату расчета (дата начала контракта по новому шаблону).
ВНИМАНИЕ! После изменения создается контракт по новому шаблону, контракт по старому шаблону с использованным количеством дней закрывается. Это не является ошибкой, у клиента будет два контракта. Если хотите поменять так, будто изначально был куплен другой шаблон и не создавалось 2 контракта, то дату изменения поставьте датой открытия контракта.
¶ Переоформление контракта
Переоформление контракта с текущего клиента на другого человека возможно двумя способами: с откреплением анкеты и с разделением контрактов на два.
¶ Открепление анкеты
Откройте контракт и на вкладке Анкета нажмите Заменить.
Создайте новую анкету или выберите уже имеющуюся.
Если требуется распечатать документ, установите опцию "печать", в печатную форму можно подставить данные открепленной и присоединенной анкет.
В истории контракта отобразится данное изменение. Также открепленную анкету можно открыть с помощью кнопки "открыть связанный объект" или распечатать документ повторно, если при замене он не печатался.
Открепленная анкета преобразуется в анкету БЧК.
¶ Разделение контрактов
Откройте карточку клиента на вкладке Контракт, нажмите Переоформить.
Выберите анкету нового владельца контракта из базы или создайте новую.
На втором шаге выберите дату переоформления, установите опцию переноса остатка, иначе в новом контракте возникнет задолженность. Выберите тип оплаты, с которым перенесется остаток.
Нажмите Завершить, контракт старого клиента завершится выбранной датой, контракт нового клиента начнется со следующего за этой датой дня. Цены контрактов пересчитаются, остаток перенесется с выбранным типом оплаты.
¶ Расторжение контракта
Чтобы расторгнуть контракт, откройте контракт и измените состояние на "закрыто".
Выводится окно закрытия контракта.
Укажите с какой даты закрыть контракт - указанная дата будет являться датой окончания. **День закрытия в количество использованных дней не считается.**
Сумма использованных средств считается по формуле:
(Стоимость шаблона / Кол-во дней в контракте) * (Кол-во использованных дней)
Если при расчете в количество дней в контракте не требуется включать бонусные дни, включите опцию "Не учитывать бонусные дни" и в расчете будет учтено количество дней из интервала шаблона, а не фактическое.
Также можно установить процент удержания, он считается от полной стоимости или от остатка и прибавляется к сумме "использовано". Процент удержания по умолчанию устанавливается в модуле Администратор → Параметры → Общие.
Создается документ возврата оплаты.
Чтобы провести операцию возврата по ККМ, нужно зайти в модуль Рецепция → Кассовые документы.
¶ Как прикрепить\открепить анкету от контракта
Чтобы открепить анкету от контракта, нажмите соответствующую кнопку на вкладке Анкета.
Чтобы прикрепить к контракту открепленную анкету нужно выполнить следующие действия:
- Находим требуемый контракт без анкеты, например по его номеру.
- Открываем контракт в котором вкладка анкета серая — это контракт без анкеты, нажимаем кнопку «Заменить».
- В открывшемся окне нажимаем кнопку «Выбрать»
- Находим нужную анкету (по ФИО или по номеру), выбираем ее и нажимаем ОК
- Нажимаем ОК, анкета прикреплена.
¶ Чеки
Добавить, удалить и отменить чек можно в карточке клиента в разделе Чеки.
Окно разделено на две вкладки: Продажи и Оплаты. В продажах отображаются строки позиций прайса, проданных клиенту. В оплатах — совершенные оплаты этих позиций прайса.
Для удаления позиции прайса воспользуйтесь кнопкой Удалить. Будет удалена также и оплата.
¶ Отмена чека и возврат оплаты
Для отмены чека и возврата оплаты воспользуйтесь кнопкой Отменить. Будет предложено ввести количество, сумму возврата и тип возвращаемых денежных средств. Укажите кассу. Если отменяется частично использованный блок, то в поле "использовано" будет рассчитана сумма использованных сеансов. Если в поле использовано ошибочно указана полная или частичная сумма - удалите сначала ошибочно созданные списания из блока.
В зависимости от настроек в модуле Администратор документ либо будет сразу пробит по кассе, либо будет предложено его пробить.
Если выбран возврат на карту будет предложено провести по терминалу.
Для всех фискальных типов оплаты будет предложено пробить оплату по кассе.
¶ Удаление чеков или оплат
Для удаления только оплаты чека, перейдите на вкладку Оплаты, выделите строку и нажмите Удалить. Обратите внимание, что в одном документе оплаты может содержаться несколько чеков, оплату одной из позиций отменить нельзя.
Будьте внимательны! При удалении чека возврата по блоку сеансы в блоке не возвращаются обратно. Исправить их количество можно только вручную.
¶ Зачёт оплаты чека в оплату контракта
Иногда клиент или гость сначала оплачивает услугу через чек (например, гостевой визит), а затем оформляет полноценный контракт на том же договоре. Уже принятую сумму можно перенести из чека в оплату контракта — без повторного приёма денег и без печати нового фискального чека.
Где: Менеджер → карточка клиента → вкладка Чеки → Оплаты.
Как выполнить:
- Откройте контракт, на котором есть оплаченный чек.
- Перейдите на Чеки → Оплаты.
- Выделите строку с нужной оплатой чека.
- Нажмите Зачесть в оплату контракта.
- Подтвердите операцию в диалоге.
Что происходит:
- на этом же договоре создаётся оплата контракта на полную сумму выбранной оплаты чека (тип оплаты сохраняется);
- позиции чека и сама оплата чека удаляются;
- на вкладке Оплата появляется новая строка;
- в истории контракта записывается зачёт и сводка по удалённым позициям чека.
Ограничения:
- нужно право «Зачесть в оплату контракта» в группе Чеки — Оплаты матрицы доступа (Администратор → Сотрудники);
- нельзя зачесть оплату по рассрочке, связанную с другой оплатой чека или оплату с активированным подарочным сертификатом;
- зачёт выполняется только на текущем договоре — выбрать другой контракт нельзя.
Типичный сценарий после гостевого визита: гость оплатил визит чеком на гостевой карте → менеджер зачитывает оплату → оформляет или продлевает абонемент на этом же договоре, используя уже зачтённую сумму на вкладке Оплата.
¶ Создание рассрочки на позицию прайса
Чтобы создать рассрочку, нужно отредактировать чек клиента.
Рассрочка заполняется из прайса при нажатии кнопки "из прайса", либо создается вручную. После создания рассрочки в чеке, счет Клиенту выставится автоматически по истечению заданных дней или потребленных услуг. Чтобы использовать списание нужно оплатить выставленный счет.
При попытке создания неоплаченного списания будет выдаваться предупреждение, списание невозможно.
Если клиент оплачивает рассрочку раньше срока, то нужно будет поменять дату следующего платежа на текущую. Появится задолженность по чеку, которую можно оплатить.
¶ Задачи и события
Работа с задачами и событиями описана на странице Задачи и события менеджера.
¶ Работа с контрактами
Работа с контрактами осуществляется через вкладку Договоры.
Поиск можно производить по многочисленным фильтрам.
При поиске по ФИО, номеру телефона - в списке будут все контракты одной анкеты если их несколько (закрытые, открытые, неоткрытые).
Если у одной анкеты много контрактов - то при открытии между ними можно переключаться, нажав на выпадающее меню с номером текущего контракта.
Если нужно вывести персональный отчет по клиенту - нажмите кнопку Отчеты справа от строки выбора контракта.
¶ Работа с анкетами ЧК и БЧК
Может осуществляться через общую вкладку Анкеты.
¶ Гостевые визиты
На вкладке Гостевые визиты в карточке договора члена клуба отображается список гостей, которых он привёл в клуб: даты визита, ключ, зона и другие данные. Кнопка Открыть (или двойной щелчок по строке) открывает карточку гостя.
Обратная связь — кто привёл конкретного гостя — смотрите в карточке гостя на вкладке Посещения (колонка Привел клиент).
Если гость оплатил визит чеком и затем оформляет абонемент на том же договоре, оплату чека можно зачесть в оплату контракта.