В Менеджере задачи и события открываются в одном общем диалоге «Свойства»: каждая задача и каждое событие — на своей вкладке, как вкладки в браузере. В одном окне можно держать открытыми несколько задач и событий сразу.
В описании задачи и в тексте события можно вставлять внутренние ссылки на анкеты, договоры, другие задачи и события и связанные объекты. Ссылка на задачу или событие открывает новую вкладку в том же окне; ссылка на анкету, договор, чек и т.п. сворачивает диалог (не закрывает его) — окно можно снова развернуть из строки состояния.
¶ Как создать задачу
Задачи можно создавать разными способами:
- Вручную в анкете
Для добавления задачи нажмите кнопку Добавить.
В открывшемся окне задайте параметры задачи. Справа отображается панель дополнительной информации по клиенту: краткая сводка по анкете, телефоны, договоры, задачи и события. Задачу можно создать на интервал в днях либо на определённое время — для этого снимите опцию «весь день».
- Автоматически
- С помощью функции Список
Если вам нужно поставить общую задачу для нескольких потенциальных клиентов, настройте нужный фильтр во вкладке Контакты / Анкеты и нажмите кнопку Список.
В открывшемся окне нажмите кнопку Задача для списка.
Кнопки Добавить, Править, Удалить, Поиск дублей изменяют анкеты, а не строки списка!
В открывшемся окне задайте параметры задачи.
Исполнителем может быть выбран как текущий менеджер контакта, так и определённый менеджер.
¶ Работа со списком задач
Во вкладке Задачи можно просмотреть созданные задачи; по умолчанию отображаются невыполненные и просроченные задачи текущего пользователя.
Просроченные задачи отображаются красным цветом.
Можно настроить отображение непросмотренных задач. В заголовке вкладки Задачи будет показано количество непросмотренных менеджером задач. Например «Задачи +3». Просто непросмотренные сообщения помечены зелёным, а непросмотренные и просроченные — фиолетовым.
Также цветом можно выделить приоритет задачи.
При выполнении нужно поменять состояние задачи, при необходимости внести информацию в поле описания и создать событие с комментарием результата решения задачи.
¶ Обработка задачи в три клика
Предварительно нужно связать задачи с событиями. При изменении статуса на Выполнено нажмите OK — в зависимости от настроек будет либо предложено создать событие, либо сразу откроется окно создания события.
В окне создания события дополните или измените текст комментария, выберите результат события. В зависимости от выбранного результата вам будет предложено:
- создать задачу — выполненная задача, событие и следующая задача открываются вкладками в общем диалоге (можно переключаться между ними, не закрывая предыдущие);
- ввести причину непокупки;
- автоматически изменится статус контакта.
Если событие создано в связи с выполнением задачи, это будет отображено в анкете на вкладке События в столбце Задача.
¶ Ручная обработка задачи
При выполнении задачи можно зайти в анкету контакта с помощью кнопки Просмотр.
Далее в анкете нужно открыть выполненную задачу на вкладке Задачи.
Измените состояние задачи на «выполнено», сразу создайте следующую задачу или перейдите на вкладку События, создайте событие, а потом зайдите на вкладку Задачи и создайте следующую задачу.
¶ Общий диалог задач и событий
Задача или событие открывается новой вкладкой в общем диалоге, если вы:
- открываете задачу или событие из списка (двойной клик или привычное действие открытия);
- переходите по внутренней ссылке на задачу или событие;
- открываете задачу или событие из боковой панели этого же диалога.
Если такая задача или событие уже открыты, ClubIS не создаёт вторую вкладку, а переключает на уже существующую.
Окно запоминает открытые вкладки, пока вы их не закроете. Его можно свернуть и снова показать — содержимое вкладок при этом не пропадает.
¶ Вкладки
- У каждой открытой задачи или события — своя вкладка на полоске вверху рабочей области.
- Заголовок вкладки задачи — название и дата; у события — текст комментария и дата. У новой ещё не сохранённой задачи или события может отображаться «---».
- Если открыта только одна вкладка, полоска вкладок часто скрыта — она нужна, когда вкладок несколько.
- Несохранённые правки на вкладке выделяются цветом заголовка.
В углу полоски вкладок есть меню «Открытые вкладки»: в нём перечислены все вкладки текущей группы в виде «Задача: …» / «Событие: …».
¶ Контекстное меню вкладки
Щёлкните правой кнопкой мыши по ярлыку вкладки:
| Пункт | Назначение |
|---|---|
| Скопировать в буфер обмена | Копирует заголовок вкладки как текст |
| Закрепить вкладку / Открепить вкладку | Закреплённую вкладку нельзя закрыть крестиком; она остаётся при массовом закрытии |
| Скопировать ссылку | Копирует внутреннюю ссылку на задачу или событие (для уже сохранённых записей) |
| Закрыть вкладку | Закрывает вкладку (неактивно, если вкладка закреплена) |
Закреплённые вкладки не закрываются крестиком и остаются открытыми, если вы закрываете остальные вкладки или пытаетесь закрыть окно — в этом случае окно сворачивается, а не теряет закреплённые вкладки.
Если на вкладке есть несохранённые изменения, ClubIS спросит: «Есть не сохраненные изменения. Закрыть все равно?» Можно отменить закрытие, сохранить и затем закрыть, либо закрыть с потерей правок.
¶ Группировка по клиенту
Вкладки группируются по анкете клиента, к которому привязана задача или событие.
- В верхней части окна есть список групп — по сути, список клиентов, по которым сейчас открыты задачи и события. В списке отображается ФИО и номер анкеты.
- Выберите клиента в списке — увидите только вкладки его задач и событий.
- Если открыты задачи и события только одного человека, переключатель групп обычно недоступен для смены (группа одна).
- Если у задачи или события нет клиента, вкладка попадает в группу «Прочее».
Рядом со списком групп:
| Элемент | Назначение |
|---|---|
| Кнопка открыть анкету (подсказка: «Открыть анкеты») | Открывает анкету клиента текущей группы. Диалог задач и событий при этом сворачивается |
| Кнопка закрыть группу (крестик) | Закрывает незакреплённые вкладки текущей группы. Доступна, когда групп больше одной |
Если у открытой задачи сменить клиента, вкладка автоматически переедет в группу этого клиента.
¶ Боковая панель
Справа от задачи или события расположена панель дополнительной информации. Она общая для диалога и показывает данные по клиенту текущей вкладки.
Кнопка с подсказкой «Скрыть/Отобразить панель с дополнительной информацией» в нижней панели кнопок включает и выключает правую область. Состояние запоминается.
Если у задачи или события нет привязанного клиента, панель будет пустой, а кнопка открытия анкеты у группы — скрыта.
Вверху правой панели — выпадающий список:
| Подпанель | Что показывает |
|---|---|
| Анкета | Краткая сводка по клиенту: статус, пол, брак, дата рождения, возраст, e-mail, менеджер, воронка |
| Контракты | Договоры клиента (номер, шаблон, состояние, начало, окончание) |
| Телефоны | Телефоны клиента; при наличии прав — Позвонить и Отправить SMS |
| Задачи | Задачи клиента |
| Заметки | События клиента (в интерфейсе панели они названы «Заметки») |
Из подпанелей Контракты, Задачи и Заметки:
| Действие | Результат |
|---|---|
| Двойной клик или Посмотреть | Договор открывается отдельно (диалог сворачивается); задача или событие — новой вкладкой в этом же диалоге |
| Ссылка в контекстном меню строки | Внутренняя ссылка копируется в буфер обмена |
Чтобы открыть полную анкету клиента, используйте кнопку «Открыть анкеты» у списка групп или внутреннюю ссылку на анкету в тексте.
¶ Кнопки нижней панели
Состав кнопок зависит от того, сколько вкладок открыто и можно ли сохранять текущую задачу или событие.
| Элемент | Назначение |
|---|---|
| Кнопка со стрелкой вниз (Минимизировать окно) | Сворачивает диалог без закрытия вкладок. Вернуть окно можно кнопкой в строке состояния Менеджера |
| Кнопка панели | Скрыть/Отобразить панель с дополнительной информацией |
При одной редактируемой вкладке внизу отображаются стандартные кнопки OK и Отмена:
- OK — сохранить текущую задачу или событие и закрыть вкладку;
- Отмена — закрыть вкладку без сохранения (с вопросом, если есть правки).
При нескольких вкладках вместо пары OK/Отмена показывается кнопка «Сохранить» с выпадающим меню:
| Пункт | Назначение |
|---|---|
| Сохранить | Записать текущую вкладку |
| Сохранить все | Записать все вкладки с изменениями |
| Сохранить и закрыть | Сохранить текущую и закрыть её |
| Сохранить все и закрыть | Сохранить все и закрыть вкладки / свернуть окно |
| Обновить | Перечитать текущую вкладку с сервера |
| Отменить изменения | Откатить правки текущей вкладки |
| Отменить все изменения | Откатить правки на всех подходящих вкладках |
Пункты меню показываются по ситуации: если сохранять нечего или откатывать нечего, лишние команды скрыты.
¶ Свёрнутое окно и строка состояния
Когда диалог минимизирован (кнопкой в окне или автоматически при переходе к анкете, договору, чеку и т.п.), в строке состояния Менеджера появляется кнопка восстановления. Нажмите её — окно «Свойства» снова откроется с теми же вкладками.
Типичный сценарий: открыли задачу → перешли по ссылке на договор или анкету → разобрали связанный объект → вернули диалог задач и продолжили с той же вкладки.
¶ Поведение при переходе по внутренним ссылкам
| Куда ведёт ссылка | Что происходит с диалогом задач и событий |
|---|---|
| Задача или событие | Открывается (или активируется) вкладка в этом же окне |
| Анкета, договор, чек, оплата, блок, списание блока, платёж по договору | Диалог сворачивается, затем открывается выбранный объект |
Подробнее о вставке ссылок, цветах и доступе — в статье Внутренние ссылки.
¶ Воронка продаж
Справочник Состояния контакта (Статус контакта) переименован в Этапы воронки и имеет расширенный функционал, позволяющий просматривать выполненные этапы через кнопку История воронки рядом с полем текущего этапа.
У контакта:
У клиента:
Добавлен справочник Воронки продаж, позволяющий создать несколько воронок разных типов.
Этапы воронки объединяются в одну выбранную воронку.
Выбранный этап может изменяться либо вручную, либо автоматически с помощью установки результата события, в котором задано данное условие.
Рекомендации по порядку заполнения справочников:
- Сначала заполняются Воронки продаж.
- Этапы воронки.
- Результаты событий.
Также по желанию заполняются справочники Типы событий, Типы задач и Состояния задач. Создаются Автозадачи.
¶ Пример ведения клиента по воронке
Предварительно настроены вышеназванные справочники.
- Создание анкеты. При создании автоматически присваивается статус «Потенциальный клиент». Создаются задачи по первому звонку клиенту.
- Задача выполняется, создаётся событие, устанавливается его результат. Например, назначается первая встреча, производится запись на гостевой визит.
Создаётся следующая задача — организация ГВ, в задаче устанавливается время, за час до прихода клиента, чтобы позвонить и напомнить о встрече.
Т.к. с результатом события связано изменение этапа, то в истории этапов это отобразилось.
3. При наступлении срока выполнения задачи её статус изменяется на Выполнена, создаётся событие. Например клиент всё успешно посмотрел, будет думать (этап меняется на «Клиент думает»), создаётся следующая задача на звонок по решению.
Также создаётся автозадача по установке этапа «клиент думает» для случая если после первого звонка клиент потеряется.
Этапов в истории становится больше:
4. При наступлении срока выполнения задачи её статус изменяется на Выполнена, создаётся событие. Например клиент решился на покупку. Этап пока не изменится, он меняется при преобразовании анкеты в клиента, т.к. этому этапу установлен тип «перевод в клиенты».
5. После преобразования этап меняется. В анкете клиента этапы можно посмотреть на вкладке Параметры контакта.
