Справочник Списки сотрудников хранит готовые «пулы» людей, из которых ClubIS берёт следующего сотрудника: для нового контракта, для смены менеджера в триггере или для исполнителя задачи.
Список хранит не только имена, но и правила: кого считать подходящим (роли менеджера, фильтры) и в каком порядке выдавать (сортировки или порядок в таблице).
Путь: Менеджер → Настройки → Справочники → Списки сотрудников (то же в Администратор → Справочники).
Один и тот же подход работает в нескольких местах:
Можно завести список в справочнике и переиспользовать. Или создать список только для одной настройки (связанный) — он не попадёт в общий справочник и удалится вместе с действием или назначением. По смыслу это как связанный набор фильтров у триггера: общий — переиспользуется, связанный — «свой» для этой карточки.
Кнопка «Тест» в карточке списка открывает проверку отбора (предпросмотр без записи в журнал или «Выбрать» с записью для проверки ротации). «История выбора» показывает, кого уже выдавали из списка. «История изменений» — кто правил саму карточку списка (как у триггеров и наборов фильтров).
Когда программе нужен человек из списка (автоназначение, триггер, задача), она идёт по шагам:
Выдачу можно потом посмотреть в «Истории выбора». Предпросмотр в «Тесте» в журнал не пишется; кнопка «Выбрать» в том же окне — пишется.
Очередь на продажу. Нужно, чтобы менеджеры контрактов чередовались. Создаёте список с типом Менеджер, при необходимости свой состав или «Все сотрудники». В Администратор → Параметры → Сотрудники включаете автоназначение и в назначении указываете этот список (и шаблоны контрактов). При продаже с «Авто» система возьмёт следующего из списка. Подробнее: Автоназначение менеджеров.
Новый контракт — менеджеру с наименьшей нагрузкой. Список с типом Менеджер, «Все сотрудники» (или свой состав). На вкладке «Сортировки» — правило «Количество активных контрактов», направление «По возрастанию». Тот же список подключаете в автоназначение.
Сервис- или фитнес-менеджер только из активных. Список с типом Сервис-менеджер или Фитнес-менеджер. На вкладке «Фильтры» добавьте «Сотрудник активен» — неактивные в выдачу не попадут. Список указываете во вкладке автоназначения или в действии «Изменить менеджера» с соответствующей целью.
Динамический пул сервис- или фитнес-менеджеров. Список с типом Сервис-менеджер или Фитнес-менеджер, галочка «Все сотрудники» включена. На вкладке «Фильтры» при необходимости уточняете отбор — например «Сотрудник активен», клуб, группа доступа. Кандидаты подбираются автоматически из всех подходящих сотрудников.
Передать «тихую» анкету. Пошаговый сценарий: Передача залежавшихся анкет другому менеджеру (фильтры давности, нет активных контрактов, действие «Изменить менеджера»).
Исполнитель задачи из пула. Любой список сотрудников (с типами менеджеров или без). В создании или изменении задачи включаете «Выбрать из списка сотрудников» — исполнитель берётся из пула.
Исполнитель с наименьшим числом задач. На «Сортировки» — «Количество задач» (или «Количество незакрытых задач») «По возрастанию».
| Вкладка | Что настраиваете |
|---|---|
| Основное | Название, описание, порядок, Активно (у связанного списка этой вкладки нет) |
| Сотрудники | Типы менеджеров, сотрудник по умолчанию, «Все сотрудники», таблица состава |
| Фильтры | Доп. условия отбора |
| Сортировки | Ваши правила порядка выдачи; после них всегда встроенная ротация (см. ниже) |
Кнопки внизу карточки:
Нужна, чтобы посмотреть, кого список вернёт прямо сейчас, до включения в автоназначение или триггер. Открывается окно «Тест: …».
В окне два режима:
Список должен быть активным; иначе тест выдаст ошибку.
Журнал фактических выдач из этого списка: кого система уже назначила и когда. Доступна для сохранённого списка.
В таблице (новые сверху; в окне показывается до 500 строк):
По этой истории видно, как шла ротация; записи из режима «Выбрать» в тесте тоже сюда попадают. Это не история правок карточки («История изменений»).
При открытии смены программа сама подчищает журнал: по каждому списку остаются только 100 самых свежих выдач, более старые удаляются. Для проверки ротации этого достаточно; полный архив всех выдач за годы не хранится.
У списков сотрудников есть история редактирования — тот же механизм, что у триггеров и наборов фильтров: кто и когда менял карточку, что именно изменилось (название, описание, активность, типы менеджеров, состав, сотрудник по умолчанию, фильтры, сортировки и т.п.).
Открывается по иконке «История изменений» в карточке списка (для сохранённого списка). Это правки настроек, а не журнал выдач («История выбора»).
На вкладке «Сотрудники» галочки типов решают сразу две вещи: кого можно выдать и куда список можно подставить.
| Куда подставляете список | Какие галочки нужны |
|---|---|
| Автоназначение / смена менеджера | Менеджер |
| Сервис-менеджер | Сервис-менеджер |
| Фитнес-менеджер | Фитнес-менеджер |
| Несколько целей сразу | все нужные сразу |
| Исполнитель задачи | любые (в том числе все выключены) — роли только сужают, кого выдадут |
Для автоназначения и «Изменить менеджера» список без нужной роли подставить нельзя. Для исполнителя задачи ограничение по ролям не действует: можно взять и «чистый» список без галочек, и список менеджеров / сервис- / фитнес-менеджеров.
«Все сотрудники» по умолчанию включена: таблица состава недоступна, кандидаты — все подходящие по ролям и фильтрам. Если галочку снять — набираете людей в таблице. Кто не подходит под текущие типы менеджеров, в таблице серый: виден, но при выдаче отсекается. Включение «Все сотрудники» при непустой таблице спросит подтверждение и очистит состав.
Порядок в таблице состава имеет значение. Когда «Все сотрудники» выключена, сверху вниз — это очередь: кто выше, тот раньше в круговой ротации. Порядок можно менять:
Ротация — часть сортировки по умолчанию. Её не нужно добавлять на вкладке «Сортировки»: она всегда в конце, после ваших правил (нагрузка, число контрактов и т.п.).
«Сотрудник по умолчанию» — запасной сотрудник списка (с учётом ролей), если после всех отборов никто не подошёл.
| Справочный | Связанный | |
|---|---|---|
| Где виден | Справочник «Списки сотрудников» | Только у «своей» настройки |
| Копирование родителя | Остаётся общим | Создаётся копия |
| Удаление родителя | Список остаётся | Список удаляется |
Связанный создают «на месте» из действия триггера, автоназначения или поддействия задачи. Если потом сменить список на другой или очистить поле, ненужный связанный список освобождается и удаляется; справочный при этом не трогают.
Администратор → Параметры → Сотрудники → «Списки менеджеров, назначаемых при создании контракта».
Вкладки ролей и шаблоны — как раньше. В карточке назначения теперь так:
Состав очереди задаётся в списке; шаблоны — у назначения («для каких договоров»). Старые очереди при обновлении переносятся в связанные списки с нужной ролью.
Полная инструкция: Автоназначение менеджеров.
Путь: Менеджер → Настройки → Триггеры. В событии нужна анкета. Одно действие вместо отдельных «только менеджер / сервис / фитнес контракта».
Сначала отмечаете что менять (группа «Тип менеджера»): менеджер анкеты и/или менеджер / сервис- / фитнес-менеджер контракта. Затем кого поставить: один «Сотрудник» или «Список сотрудников». Если трогаете контракты — «Выбор контракта» (текущий, последний, все активные, все со статусом и т.д.).
На одно срабатывание сотрудник выбирается один раз и пишется во все отмеченные поля и выбранные контракты. Если целей несколько, человек и список должны подходить под все роли.
Полезные опции:
Пример: отобрать анкеты по фильтрам давности и действием «Изменить менеджера» передать менеджера анкеты.
Подробнее о действиях триггера: Триггеры: настройка.
В действии триггера (и там же в автоназначении / задаче) рядом с названием списка стоят небольшие квадратные кнопки только с иконками — подписей на самих кнопках нет. Наведите курсор — появится подсказка с названием действия.
Обычно справа от поля три зоны (слева направо):
| Действие | Подсказка при наведении | Что делает |
|---|---|---|
| Выбрать из справочника | «Выбрать список сотрудников» | Открывает диалог выбора готового списка (с учётом нужных типов менеджеров) |
| Править текущий | «Редактировать список сотрудников» | Открывает карточку уже выбранного списка |
На основной части кнопки по умолчанию: если список ещё не выбран — «выбрать»; если уже выбран — «редактировать». Через стрелку меню доступны оба пункта. Кликнув по названию списка в поле, тоже откроется редактирование.
Связанный список в поле часто подсвечивается оранжевым; если роли списка не подходят целям действия — название может быть красным.
| Действие | Подсказка | Что делает |
|---|---|---|
| Связанный | «Создать связанный список» | Новый список только для этого действия (не в общем справочнике; удалится вместе с действием) |
| Обычный | «Создать обычный список» | Новый список в справочнике — его можно переиспользовать в других местах |
Обе команды в меню кнопки создания. Пока удобнее создавать связанный — на кнопке по умолчанию «связанный»; если связанный уже выбран, по умолчанию остаётся «обычный» (второй связанный к тому же полю так не создают).
Подсказка «Очистить список сотрудников» — снимает выбор. Справочный список при этом не удаляется; ненужный связанный после очистки / смены списка освобождается и может быть удалён.
То же поле выбора привычно по триггерам у набора фильтров: квадратные кнопки без текста, смысл — в подсказке при наведении.
| Списки сотрудников | Наборы фильтров |
|---|---|
| Выбрать список | Выбрать набор фильтров |
| Создать связанный список | Создать связанный набор фильтров |
| Создать обычный список | Взять / завести набор в справочнике фильтров |
| Очистить список | Сбросить набор фильтров |
| Связанный = только для этой настройки | Связанный набор = только для этого триггера |
| Справочный = общий | Справочный набор = общий |
В действиях триггера «Создать задачу» и «Изменить задачу» исполнителя можно взять не только вручную, но и из списка сотрудников.
В «Создать задачу» галочка «Выбрать из списка сотрудников» и поле «Список сотрудников» — на вкладке параметров действия. В «Изменить задачу» то же — в поддействии смены исполнителя.
Как настроить:
При выполнении триггера программа один раз выбирает сотрудника из списка по общему алгоритму (состав → роли → фильтры → сортировка → при пустом результате сотрудник по умолчанию) и ставит его исполнителем задачи. Без галочки исполнитель по-прежнему задаётся как раньше — конкретным человеком или прежними правилами действия.