Модуль Отель предназначен для учёта проживания гостей в мини-отелях и гостиничных номерах на базе клуба: бронирование, заселение, контроль занятости номеров, оформление оплаты и подготовка отчётности.
В главном окне модуля четыре вкладки: Бронирование, Клиенты, Номера и 1-КСР. Справочник категорий и номеров заполняется через кнопку Настройки на панели инструментов.
Для запуска дважды щёлкните по иконке ClubIS и выберите модуль Отель. Авторизация выполняется по логину и паролю сотрудника или по электронной карте (ключу).
После входа открывается главное окно с вкладками бронирования и учёта гостей.
Перед началом работы заполните номерной фонд: Настройки → вкладка Номера.
В верхней части окна выберите категорию или создайте новую кнопкой Добавить (плюс). В карточке категории укажите:
При необходимости для категории можно задать описание, фотографии и признак Онлайн продажа — эти поля используются, если на площадке подключён виджет бронирования на сайте.
Для выбранной категории в таблице ниже ведётся список номеров. Кнопками Добавить, Править и Удалить управляйте записями. Для каждого номера указываются:
Для корректного расчёта стоимости проживания у каждого номера должен быть указан прайс. Позиции прайса настраиваются в модуле Прайс.
На вкладке отображается шахматка занятости номеров по дням выбранного месяца.
В верхней панели задайте Месяц, Год, при необходимости Категорию и Номер — таблица обновится автоматически.
Внизу шахматки показана легенда:
| Цвет | Значение |
|---|---|
| Зелёный | Бронь (гость ещё не заселён) |
| Тёмно-зелёный | Бронь с предоплатой |
| Синий | Заселен, задолженности нет |
| Голубой | Заселен, частичная оплата |
| Красный | Заселен, есть неоплаченный долг |
В ячейке брони отображаются ФИО гостя и организация (если указана). Иконки солнца и луны помечают ранний заезд (до 14:00) и поздний выезд (после 12:00).
По умолчанию заезд — 14:00 дня начала, выезд — 12:00 дня окончания проживания.
Если в Администратор → Параметры включена опция Создавать контракты для отеля, при сохранении брони для гостя автоматически создаётся контракт на период проживания. Шаблон контракта и юрлицо задаются в блоке Настройки шаблона контракта гостя на той же странице параметров.
При изменении дат уже оплаченного проживания программа не позволит сократить или сдвинуть период — сначала оформите возврат или корректировку оплаты.
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке брони:
Поиск анкет гостей по ФИО, телефону или номеру анкеты. По умолчанию отбираются анкеты типа Гость.
Подробнее о работе с анкетами — в статье Работа с анкетами.
Сводная таблица состояния номерного фонда на выбранную дату. Для каждого номера показаны столбцы:
Используйте фильтры Категория и Номер для сужения списка. Кнопка Печать выводит таблицу на принтер.
Вкладка удобна для ежедневной сверки: кто заезжает, кто проживает, кто выезжает.
Подготовка показателей для формы 1-КСР (ОКУД 0609407) и выгрузка в XML по шаблону Росстата. Вкладка доступна пользователям с соответствующими правами.
Юрлицо по умолчанию для отчёта задаётся в параметрах анкеты (см. ниже).
Администратор → Параметры → блок Настройки шаблона контракта гостя:
Без включённой опции бронь сохраняется без привязки к контракту; вкладки Чек и Депозит в карточке брони будут недоступны до ручного оформления договора.
Если на площадке подключена онлайн-запись номеров с сайта, настройки находятся в Администратор → Интеграции → Отель:
Для отображения категорий на сайте у категории номеров должны быть заполнены описание и фотографии, включён признак Онлайн продажа. Техническое описание API — в разделе Интеграция с сайтами и документации RESTful API.
Оперативные отчёты по гостинице формируются в модуле Отчёты — раздел Отель. Состав отчётов зависит от настроек площадки.